文件銷毀工作現(xiàn)在是越來(lái)越多的公司注意到這個(gè)問(wèn)題了，因?yàn)楣镜暮芏辔募忌婕暗揭恍C(jī)密和公司數(shù)據(jù)什么的，對(duì)存有涉密、重要信息的紙質(zhì)文件，通常公司的選擇是放在專業(yè)的文件銷毀公司去進(jìn)行銷毀，這一點(diǎn)也是非常的明智，因?yàn)槲募N毀公司有非常豐富的銷毀經(jīng)驗(yàn)、方案、團(tuán)隊(duì)和場(chǎng)地，可以把文件銷毀到自己滿意的程度，還不會(huì)對(duì)環(huán)境有人污染。

在文件銷毀前我們也是需要做出很大的工作的，在文件管理上就需要花費(fèi)很大的心思，會(huì)有一定的文件管理制度，

1．簽收。簽收機(jī)要文件時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)機(jī)要編號(hào)，啟封后按發(fā)文通知單逐件清點(diǎn)，重要文件逐頁(yè)清點(diǎn)，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施。

2．登記。文件簽收后，分類在收文登記簿和發(fā)文登記薄上登記，注明來(lái)文單位、發(fā)往單位、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、密級(jí)、緩急時(shí)限、份數(shù)、份號(hào)、收發(fā)時(shí)間等。

3．呈批。及時(shí)附上文件處理箋，呈學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。

4．傳閱。嚴(yán)格按《機(jī)要文件傳閱制度》處理。

5．回收。機(jī)要文件傳閱完畢后要及時(shí)回收，核對(duì)入柜，以備存檔。

6．歸檔。機(jī)要文件的歸檔要齊全，分類要準(zhǔn)確，并于次年4月底前完成。

7．銷毀。機(jī)要文件的銷毀要嚴(yán)格登記手續(xù)，注明所銷文件的發(fā)文字號(hào)、份數(shù)及銷毀時(shí)間。

文件銷毀看上去很簡(jiǎn)單，用火燒掉也是一樣的，這其實(shí)也是文件銷毀的一種辦法，但是用火銷毀的話會(huì)給環(huán)境造成一定的污染，文件銷毀的意義就是不讓文件上面的信息泄露出去，文件銷毀時(shí)也是要確保保秘密載體的內(nèi)容無(wú)法還原，要有有關(guān)人員在場(chǎng)監(jiān)銷,秘密載體必須送保密工作部指定的單位銷毀，這些都是在文件銷毀前就需要知道的。

在文件銷毀前公司員工對(duì)篩選后需銷毀的公司文件；

1.在工作過(guò)程中形成的個(gè)人臨時(shí)性草稿及文字廢紙，自行進(jìn)行破碎銷毀

2.常辦公作廢的文件需報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核鑒定確已無(wú)保存價(jià)值的

3.未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的報(bào)廢文件、資料，員工不得擅自銷毀