在我們的辦公過(guò)程中，我們會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，雖然現(xiàn)在正在流程無(wú)紙化辦公，但是紙質(zhì)文件依舊是占據(jù)主導(dǎo)地位，紙質(zhì)一般都是采用木材制作的，造紙的原料大部分為木材，把木材制成紙漿、經(jīng)過(guò)漂白、洗滌、染色等程序，再加上其他原料如棉質(zhì)纖維和礦物質(zhì)、色料等，依漂染洗滌方法的不同，紙漿又可分為化學(xué)紙漿及機(jī)械紙漿，前者為制造品質(zhì)優(yōu)良的紙張，后者為制造平價(jià)的紙張，像我們辦公室中最常見(jiàn)的就是A4紙。

紙張的運(yùn)用也是有技巧的，新聞紙紙質(zhì)松軟脆弱，但對(duì)油墨吸收能力很強(qiáng)，色澤微黃或帶灰，適宜高速印刷，是一種廉價(jià)的紙張適用于報(bào)紙、低檔雜志等，書(shū)紙紙質(zhì)較新聞紙優(yōu)良，適合半色調(diào)的網(wǎng)版和單色網(wǎng)版印刷。適用于書(shū)刊、雜志、說(shuō)明書(shū)等，粉紙?jiān)谄浔砻婊騼擅婕由弦粚诱惩粱虻V物性粉末，經(jīng)加壓而成，表面極其平滑及有光澤，特種紙為一般書(shū)籍、雜志刊物作封面的紙張，特性是較厚、耐用及容易屈摺的，顏色及花紋均有很多種類(lèi)的變化。

紙我們生活中經(jīng)常用到的，特別是一些工作單位，這是不可缺少的，打印的時(shí)候應(yīng)該根據(jù)自己內(nèi)容的需求選擇紙張，紙質(zhì)文件文檔的優(yōu)勢(shì)非常明顯，以紙張作為載體的一種檔案,如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、 電報(bào)、戶(hù)籍、帳冊(cè)、契約、證書(shū)、書(shū)稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿，紙張是中國(guó)古代四大發(fā)明之一，紙質(zhì)檔案最先產(chǎn)生在中國(guó)，在中國(guó)紙質(zhì)文件有著悠久的歷史，現(xiàn)在雖然科技發(fā)達(dá)，但是紙質(zhì)檔案在世界各國(guó)檔案館的總藏中仍占主要地位。

中國(guó)造紙技術(shù)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，紙質(zhì)保存方面也留下了豐富經(jīng)驗(yàn)，防老化，防潮、防蟲(chóng)、防洇方面都有各種技術(shù)流傳下來(lái)，現(xiàn)在我們?cè)谵k公過(guò)程中采用紙質(zhì)文件也是因?yàn)榧垙埼募膬?yōu)勢(shì)，但是當(dāng)文件資料不斷累積的時(shí)候，會(huì)有越來(lái)越多的文件在倉(cāng)庫(kù)中堆積，文件銷(xiāo)毀是文件管理中的重要一步，文件銷(xiāo)毀可以幫助到我們減輕壓力，文件銷(xiāo)毀主要是銷(xiāo)毀沒(méi)有價(jià)值的文件，把沒(méi)有價(jià)值的文件銷(xiāo)毀處理，那么我們就有更多的時(shí)候去做其他的工作了。